Kaum ein Büro, in dem KI-Werkzeuge nicht längst genutzt werden – für Texte, Zusammenfassungen, Übersetzungen. Oft privat, ohne Regeln, manchmal mit Kundendaten. Das ist unnötig riskant. Fünf Regeln schaffen Klarheit.

Regel 1: Daten vorher einordnen

Teilen Sie Ihre Daten in drei Klassen ein:

  • Öffentlich: darf in Standard-Werkzeuge.
  • Intern: nur in freigegebene Systeme.
  • Vertraulich oder personenbezogen (Kundendaten, Verträge, Personal): niemals in öffentliche KI-Dienste.

Wer diese drei Klassen kennt, trifft im Alltag die richtige Entscheidung – ohne Nachschlagen.

Regel 2: Freigegebene Werkzeuge festlegen

Erlauben Sie zwei bis drei geprüfte Werkzeuge, alles andere ist nicht zugelassen. Private Accounts für Geschäftsdaten sind tabu. Eine kurze Liste im Intranet oder als Aushang genügt.

Regel 3: Menschliche Freigabe bei Außenwirkung

Alles, was nach außen geht – Angebote, E-Mails an Kunden, Exposés, Vertragsentwürfe – wird vor dem Versand von einer Person geprüft. KI liefert Entwürfe, Verantwortung bleibt menschlich.

Regel 4: Datensparsamkeit

Geben Sie nur ein, was für die Aufgabe nötig ist. Keine vollständigen Kundendatensätze „auf Vorrat“, keine Verträge im Ganzen, wenn ein Auszug reicht. Weniger Daten heißt weniger Risiko.

Regel 5: Anbieter prüfen

Vor dem Einsatz klären: Wo werden die Daten verarbeitet (EU-Hosting bevorzugt)? Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Werden die Daten zum Training verwendet? Wie werden sie gelöscht? Diese vier Fragen gehören in jede Tool-Entscheidung.

Mustertext für die eigene KI-Regel

„Der Einsatz von KI-Werkzeugen ist erlaubt für Entwürfe, Zusammenfassungen und Recherchen mit öffentlichen oder internen, nicht personenbezogenen Daten. Personenbezogene Kundendaten dürfen nur in freigegebenen Systemen verarbeitet werden. Ergebnisse mit Außenwirkung werden vor Verwendung durch eine verantwortliche Person geprüft. Freigegebene Werkzeuge: [Liste].“

Fazit

Eine gute KI-Regel ist kurz, klar und im Alltag prüfbar. Sie schützt Ihr Unternehmen, macht die Nutzung produktiver – und ist die Grundlage für alles Weitere.